8-1. Le tableau de l'équipe

De nombreuses équipes divisent leur tableau en colonnes pour indiquer leur état d'avancement (photo ci-dessous). L'équipe affiche les fiches sur le tableau immédiatement après la planification et bouge les fiches sur le tableau jusqu'à atteindre la colonne Terminé.


Voila comment cela fonctionne :

Stories
Toutes les stories sont placées sur le tableau par ordre de priorité de haut en bas.

Tâches
Les tâches sont placées sur le tableau dans le couloir de chaque story à laquelle elles correspondent.

En cours
Lorsqu'une tâche débute, elle est déplacée dans cette colonne.

A recetter
Lorsque toutes les tâches sont terminées, la fiche de story est déplacée dans cette colonne et les tâches terminées peuvent être jetées. Une fiche dans cette colonne indique au client ou au testeur de vérifier le travail réalisé et confirmer qu'il satisfait les tests de story.

Si une anomalie apparaît, reculer la fiche de story dans la colonne Stories et créer de nouvelles fiches de tâches pour résoudre le problème.

Terminé
L'objectif est d'amener toutes les stories dans cet état. Cette colonne doit se remplir régulièrement au cours des itérations.

L'équipe livre de la valeur uniquement lorsqu'une story est complète. Encouragez-les à se concentrer sur le fait qu'il est préférable d'avoir quelques stories à la fois se déplaçant à travers tout le tableau plutôt qu'une approche dispersée où beaucoup de stories sont en cours.

Prenez soin que le tableau soit aménagé de telle façon qu'il soit clair et lisible¹⁾. Il perd de son pouvoir si les gens ne peuvent pas lire ce qui est écrit dessus. Encouragez l'équipe à utiliser un format cohérent pour les fiches et à écrire les titres de stories soigneusement en utilisant un marqueur pour qu'ils soient lisibles par l'équipe lors du daily standup. S'ils n'ont pas une belle écriture alors ils peuvent utiliser un ordinateur pour imprimer certains caractères ou symboles à l'usage du tableau.

Si l'équipe n'a pas assez d'espace pour bouger les fiches sur le tableau, suggérez-leur d'utiliser des autocollants pour montrer l'état d'avancement sur les fiches. Des fiches terminées rassemblent une série d'autocollants se superposant et formant une chenille (comme ci-dessous).


Non débuté
Toutes les fiches commencent avec un autocollant rouge.

En cours
Lorsque le travail commence sur la fiche, couvrez l'autocollant rouge avec un autocollant jaune.

Passé en revue
Lorsque la tâche est passée en revue, couvrez l'autocollant jaune avec un autocollant bleu.

Terminé
Lorsque la tâche est terminée, couvrez l'autocollant bleu avec un vert. Si des bugs sont trouvés, montrez que la fiche repasse dans l'état en cours avec un autocollant jaune.

Utilisez des autocollants gros et brillants pour qu'il soit facile de voir l'état de la fiche de loin. Créez une légende pour donner la signification des différentes couleurs d'autocollants, maintenant il est facile pour n'importe qui d'interpréter le tableau.

Qui travaille sur quoi ?
La beauté d'un tableau d'équipe réside dans le fait qu'il permet à l'équipe de choisir son propre travail. Personne n'attend qu'on lui dise quoi faire. Il choisit simplement la prochaine tâche sur le tableau. Vous noterez que cela encourage chacun des membres de l'équipe à prendre sa part de responsabilité dans le succès de l'itération plutôt que de se concentrer sur “sa” partie. Il peut choisir un travail qui l'intéresse tout en ne perdant pas de vue les choses qui doivent être faites.

Pour éviter de se marcher sur les pieds, l'équipe a besoin de savoir qui travaille sur quoi. Même si cela est abordé lors du daily standup, cela peut changer en cours de journée. Rendez le visible en demandant à chaque membre de l'équipe d'étiqueter la tâche sur laquelle il travaille avec son nom ou une image. Maintenant, si quelqu'un souhaite discuter de la story, il peut voir à qui s'adresser plutôt que d'interrompre toute l'équipe. Vous pouvez amener un peu de fantaisie en suggérant à l'équipe de créer des avatars de personnages de bande dessinée pour eux-mêmes.

Étiqueter les fiches avec qui travaille dessus peut aussi aider à rendre visible le fait que quelqu'un est coincé. Idéalement, il devrait y avoir exactement une tâche en cours pour chaque développeur (ou binôme). Repérez le nombre de fois où un développeur a son nom sur plusieurs fiches et cherchez pourquoi, cela peut vouloir dire qu'il est bloqué ou qu'il a besoin d'aide. Lorsqu'une tâche est bloquée, encouragez l'équipe à le rendre également visible. Faites le avec un autocollant de couleur vive ou en déplaçant la tâche en dehors d'une de la zone en cours vers une zone Bloqué.

Choisir le support
On pourrait supposer que le tableau de l'équipe est accroché au mur. Nous ne sommes pas d'accord. A la place, créez un tableau d'équipe portatif que l'équipe peut emmener avec elle lors des réunions. Vous pouvez le faire avec un tableau blanc sur roulettes et fait en matériaux légers, tel que le liège ou la mousse.

Le tableau de l'équipe doit très facile à utiliser et interactif. Vous ne souhaitez pas que les fiches tombent au moindre courant d'air. Un tableau magnétique fonctionne bien, l'équipe peut utiliser des aimants pour tenir les fiches sur le tableau plutôt que de se battre avec des punaises ou de la colle. Conservez des fournitures près du tableau - fiches, autocollants et aimants - pour que chacun puisse facilement ajouter une nouvelle fiche de tâche. Superviser le tableau pour l'équipe ne fait pas partie de votre travail.

Un tableau à partir de rien
par Rachel

Il y a quelque années j'ai travaillé avec une équipe qui venait juste de déménager dans de nouveaux open-spaces. Chaque équipe s'est vue attribuée un îlot de bureaux pour pouvoir tous rester ensemble sur un projet. Il y avait plein de meubles super branchés mais très peu de murs dans ce nouvel espace. Quelques murs avaient temporairement été fournis à l'équipe pour ses réunions et conserver les informations du projet. Ces “murs” étaient faits en minces feuilles de polycarbonates, il n'était donc pas facile de coller des fiches dessus avec de la colle puisque les murs avaient tendance à tomber lorsqu'on les touchait.

Notre équipe avait donc besoin de créer son tableau, idéalement un tableau que nous pouvions voir de nos bureaux et non caché derrière un mur. Sans budget pour acheter un tableau, notre seule possibilité fut d'en créer un nous-mêmes. Notre astucieux chef de projet, Oli, apparut le lendemain avec une grande feuille de carton ondulé que nous avons montée avec du ruban adhésif sur les murs faisant face à nos bureaux. Nous fûmes surpris par le fait que le carton ondulé était parfait pour punaiser des fiches. Vous pouvez voir le résultat sur la photo ci-dessous.



Ce n'est pas la fin de l'histoire. Après quelques jours d'utilisation du tableau, on nous demanda officiellement de le faire enlever par le personnel de l'entretien parce que cela donnait un aspect négligé au bureau. Nous avons bruyamment défendu notre droit à garder le tableau lorsque Darren (le Directeur adjoint des Études) est intervenu. Il avait remarqué notre tableau et apprécié le fait de pouvoir voir notre état d'avancement. On nous a donc permis de garder notre tableau en mauvais état. Le tableau fut encore utilisé quelques mois encore, les membres de l'équipe l'emmenait même avec eux lorsqu'ils se déplaçaient dans l'immeuble voisin (pendant que le nouveau tableau qui avait été commandé depuis pour eux restait sur place).

Liz dit…

Un logiciel de planification Agile ne vous aidera pas

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S'il y a des problèmes dans votre projet ou votre processus Agile, il est peu probable de le résoudre en introduisant un logiciel pour suivre le travail. Utiliser de tels logiciels a tendance à enterrer les problèmes et encourage un niveau de communication médiocre comme par exemple créer des stories pour des anomalies sans en discuter ou les rendre visible.

Il est de loin beaucoup plus motivant pour l'équipe d'afficher son état d'avancement de la prochaine release sur son tableau. Le tableau est la propriété de l'équipe et elle peut le personnaliser alors que le logiciel de planification est souvent détenu, personnalisé et même maintenu par une seule personne.

Impliquez l'équipe dans le choix des supports

Cela vaut le coup d'avoir des fournitures de bonne qualité. Des fiches super adhésives de couleurs vives fonctionnent mieux que des fiches bon marché qui sont ternes et tombent du tableau après un jour ou deux. Impliquez l'équipe dans le choix des supports dans leur espace de travail en les emmenant à l'heure du repas au magasin de fourniture de bureaux du coin.

Tableaux électroniques
Vous pouvez être tenté d'utiliser un logiciel pour créer un tableau électronique plutôt que d'utiliser un tableau physique. Certaines équipes avec lesquelles nous avons travaillé vidéo-projette même leur tableau électronique sur un mur de leur espace de travail. Nous pensons que les tableaux électroniques ne sont pas aussi efficaces qu'un tableau physique pour l'équipe. Les gens aiment les choses qu'on peut toucher et il est plus facile d'interagir avec des fiches dans un groupe qu'avec des données électroniques. Sans les contraintes physiques d'un tableau d'équipe, les tableaux électroniques ont tendance à être trop compliqués.

Si l'équipe est répartie alors il y a une raison pratique à utiliser un tableau électronique. De même si l'équipe contribue à un vaste programme mis en œuvre par plusieurs équipes, la vue d'ensemble du travail concernant toutes les équipes peut être maintenu électroniquement. Dans les autres cas, les membres d'une équipe qui siègent au même endroit continueront à tirer des avantages d'un tableau d'équipe dans leur espace de travail.

Suivez les stories terminées, pas les tâches

Si vous disposez à la fois d'un tableau électronique et d'un tableau physique alors vous devez les garder synchronisés. Il n'est pas utile de dupliquer l'ensemble du tableau d'équipe dans le logiciel. Les informations concernant les tâches ne sont généralement plus pertinentes après l'itération. Les seules choses que vous avez besoin de tracer électroniquement sont les titres des stories et les estimations validées lors de la planification de l'itération. Ensuite, à la fin de l'itération, notez les stories terminées et enregistrez la vélocité de l'équipe.